a.- El acta debe contener por lo menos, los siguientes requisitos Generales: Número del acta (las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se lleva en un solo libro las actas del máximo órgano -asamblea- y del órgano de administración -junta directiva- el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continúa).
- Nombre de la entidad a la que pertenece el acta.
- Órgano de la entidad que actúa.
- Clase de reunión Ordinaria, extraordinaria, universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo).
- Ciudad donde se desarrolló la reunión. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.
- Quién convoca y en calidad de qué; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no cumplan las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunión universal.
- El lugar, la fecha y la hora de la reunión.
b.- De igual forma debe contener por lo menos, los siguientes requisitos específicos en desarrollo del orden del día: Nombre de las personas que conforme los estatutos o en virtud de la elección, fueron designados como Presidente y Secretario para reunión.
- Se debe demostrar el quórum deliberatorio para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma. Son ineficaces las decisiones del máximo órgano adoptadas en una reunión en la que no hubo quórum deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones adoptadas en una reunión en la que no hubo quórum decisorio estatutario o legal. El deliberatorio se demuestra, para las reuniones del máximo órgano (Ej. asamblea de accionistas), indicando el número y nombre de los socios que están presentes o representados en la reunión, el monto del capital que representan o número de cuotas o acciones de cada uno y el total del capital de la sociedad (si concurren a través de apoderado, se expresara el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante); para sesiones de un órgano de administración (Ej. Junta directiva), se debe indicar el nombre completo de cada directivo presente en la reunión. El decisorio de cualquier órgano, se demuestra indicando para cada decisión que se someta a aprobación, el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco.
- Los temas establecidos en el orden del día de la convocatoria si la reunión es extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria; o los aprobados en la reunión para desarrollar en la misma.
- El original del acta debe constar en el libro de actas de la entidad; por ende, entre los libros que la entidad debe registrar en la Cámara (contabilidad y funcionamiento), está el de actas.
- La copia o un extracto de estas actas, autorizada (certificada) por el secretario o por algún representante de la entidad, o en su defecto autenticada ante notario, será prueba suficiente de los hechos que consten en ella y para proceder al respectivo registro previo control formal de legalidad.
- La autorización o certificación consiste, en el texto adicional que manifieste “Es fiel copia (o extracto) del original que se encuentra en el libro de actas “acompañado de la firma del secretario o de un representante de la entidad.
- Si las decisiones que constan en el acta son nombramientos, es necesario que ante la cámara de comercio se acredite en el acta o documento anexo, la aceptación y número de identificación de los elegidos.
- Se debe observar para la eficacia de las decisiones adoptadas y contempladas en un acta, las condiciones establecidas para la convocatoria, conforme los estatutos o la ley según el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, por derecho propio, de segunda convocatoria, no presencial, o a vuelta de correo). Ej. Cuando los estatutos no indican los presupuestos para las convocatorias de las reuniones ordinarias o extraordinarias, la ley establece que se debe efectuar mediante aviso publicado en un diario de circulación en el domicilio principal de la entidad y con 15 días hábiles de antelación para reuniones donde se van a aprobar estados financieros o de 5 días comunes para las extraordinarias.
- En el caso de entidades sin ánimo de lucro y para la verificación del quórum, recuerde indicar los socios hábiles que asistieron si los estatutos contemplan la inhabilidad; y demostrar el quórum, indicando el número de socios presentes en la reunión y el total de socios de la entidad. Tenga en cuenta que las personas que integran el órgano para efectos del quórum, estén debidamente legalizados en los libros de la entidad y si el del caso, en los registros de la Cámara como socios o directivos.
