Carta firmada por el representante legal de la entidad o contador o revisor fiscal, solicitando la inscripción de los libros que se van a registrar, la que debe contener: a. Nombre del propietario (Persona Jurídica). b. Denominación o destino de los libros. c. Número de hojas o folios útiles de cada libro. d. Si los libros están en forma continua, hojas removibles o series continuas de tarjetas, deben contener un código que los Identifique, el cual se debe indicar en la carta (art. 15 Dec. 2649 de 1993). El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras, escogido libremente por el propietario del libro, distintivo que se debe colocar en cada una de las hojas de los libros junto con la numeración consecutiva. Cada libro debe tener un código diferente y el código no puede ser la misma destinación del libro. O puede diligenciar el formato de inscripción de libros que la cámara maneja, y que lo puede solicitar en información

• Los libros deben presentarse completamente en blanco.
• Las hojas deben estar numeradas en forma continua y sucesiva.
• Codificados, conforme el literal del punto anterior.
• Rotulados, en el rótulo se debe indicar el nombre del propietario y el destino del libro.
• Cuando se utilizan hojas continuas, hojas sueltas o tarjetas, cada hoja, además, debe numerarse con indicación del nombre del propietario y denominación del libro.
• Se recomienda que todo libro en la primera hoja indique en lápiz el nombre del propietario y la destinación.
• Cuando se vaya a registrar libros por segunda vez, debe presentarse fotocopia del último folio utilizado en el libro anterior, o certificado suscrito por el competente en el que le haga constar que al libro anterior le faltan pocos folios por utilizar. El libro presentado debe continuar la secuencia de numeración, según la última página del libro agotado.

Una vez la persona jurídica se encuentre inscrita en el respectivo registro de la Cámara de Comercio.

Transcurridos cuatro (4) meses de registrados los libros, si no han sido reclamados por el interesado, las Cámaras de Comercio tienen la facultad legal para destruirlos.

En los casos de pérdida, hurto o destrucción de un libro, deberá presentar a la Cámara de Comercio copia auténtica del denuncio correspondiente y cumplir con los requisitos exigidos para el registro del libro en los puntos 3 y 4

El registro de cada libro sin importar el número de hojas o folios, genera el pago de los derechos de inscripción.