- -Número del consecutivo del acta.
- -Nombre de la entidad a la que pertenece.
- -Nombre del Órgano competente que actúa.
- -Lugar, fecha y hora de la reunión.
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- Quien convocó, el medio utilizado y los días de anticipación de la convocatoria, la que debe estar conforme los estatutos para el tipo de reunión que se realizó.
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- Para la reunión universal ( donde espontáneamente se encuentra presente la totalidad de los socios) no se requiere convocatoria. Para contabilizar los días comunes de anticipación, no se cuenta el de la convocatoria, ni el de la reunión; si los días de anticipación son hábiles, tampoco se cuentan los domingos, festivos y el sábado depende si la entidad lo labora o no.
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- La relación de los asistentes, indicando el número total de votos de la entidad y el número de votos presentes o representados en la reunión.
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- Tratándose de sociedades por acciones, además de indicar los socios, se debe señalar el total de las acciones suscritas de la entidad y el total de las acciones suscritas presentes o representadas en la reunión. Para iniciar y desarrollar cualquier reunión, se debe cumplir con el quórum deliberatorio mínimo exigido en los estatutos o la ley. Ÿ Si la reunión es de Junta Directiva, el quórum se demuestra relacionando el nombre completo de los directivos presentes en la reunión, quienes deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.
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- Los nombramientos efectuados y el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
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- La constancia de aprobación del acta por parte del Órgano que actuó o de la comisión designada para tal efecto.
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- Firmas del presidente y secretario de la reunión, en serial de cierre.
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- Autorización (certificación) de la expedición de la copia del acta, suscrita por el secretario de la reunión o el representante legal de la entidad; o fotocopia autentica de la misma ante notario. El original del acta debe estar en el libro de actas previa y debidamente registrado en la Cámara.
- Para sociedades anexar para el trámite fotocopia de la cédula de ciudadanía de los nombramientos.
Para las ESAL anexar para la revisión copia de la cédula de ciudadanía.
