La sociedad es un contrato celebrado entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

La persona jurídica de las sociedades comerciales “con ánimo de lucro” (colectiva, en comandita simple, en comandita por acciones, limitada, anónima y sociedad por acciones simplificada), nacen con la inscripción de la escritura pública o documento privado de constitución, por los socios accionistas ante Cámara de Comercio, es decir, con la matrícula del registro mercantil, en el domicilio principal de la sociedad. Las sociedades comerciales de hecho, no generan persona jurídica, en ellas se debe matricular de manera independiente los socios y el establecimiento que la conforman; y las civiles “sin ánimo de lucro” (fundaciones, asociaciones, cómites, corporaciones, asociaciones mutuales, fondos de empleos, pre cooperativas y cooperativas) igualmente, nacen con la inscripción del acta de constitución y estatutos (escritura pública, según el caso), ante Cámara de Comercio por los asociados, es decir, con la matrícula del registro mercantil, en el domicilio principal de la entidad.
NOTA: Se recomienda inscribir libros, al momento de la matrícula.

La escritura o documento de constitución debe expresar los siguientes puntos:

• Nombre, identificación, domicilio y nacionalidad de los socios o accionistas; cuando es una persona jurídica, se debe indicar el número de identificación tributaria, domicilio, documento de constitución y nombre del representante legal,
• Clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre (razón social) de esta; Se puede agregar SIGLAS, según el caso.
• Domicilio de la sociedad.
• Duración, es decir, el término que va a durar la sociedad, puede ser en años (ejemplo: 50 años) o indefinido, si es el caso.
• Objeto social, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales.
• Capital social. En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
• “Órganos de administración” de la sociedad, indicación las funciones de cada uno; ejemplo: asamblea general, representante legal, junta directiva, y revisor fiscal, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad.NOTA: Se debe indica el nombramiento de los elegidos para el desempeño de los diferentes cargos de los órganos de administración (con nombres completos, cédulas y ACEPTACIÓN del cargo.
• La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de directiva, en las a las diferentes clases de reuniones (ordinarias o extraordinarias), y la manera de deliberar y decidir.
• Causales de disolución anticipada de la sociedad y procedimiento de liquidación.
• Forma para la distribución de las utilidades.
• Clausula compromisoria, sugerimos la siguiente: “Toda controversia o diferencia entre las partes relativas a este contrato y a su ejecución, liquidación o interpretación, se resolverá por un tribunal de arbitramento, que se sujeta, al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de comercio del domicilio principal de la sociedad.

 

Quien debe matricular la sociedad en Cámara de Comercio, ES EL REPRESENTANTE LEGAL, con copia de escritura pública o documento privado de constitución (autenticado), y copia de las cédulas, de todos los que hacen parte de esta. Se debe matricular, a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura de constitución; para esto, debe diligenciar los formularios, y hacer los pagos en la Cámara de Comercio.

• La Cámara de Comercio, hace un control de homonimia, es decir, verifica que no esté registrado un nombre igual, al que usted ha escogido para la sociedad y el establecimiento de comercio, según el caso.
• Se diligencia el formulario de matrícula de la persona jurídica y el establecimiento de comercio (un formulario anexo por cada establecimiento que se matricule), suministrando en forma exacta, los datos allí solicitados.
• Se debe diligenciar el anexo DIAN, para tramitar la solicitud del NIT “formato de responsabilidades”, con el régimen de responsabilidades de su elección.
  Nota: Hay dos regímenes de responsabilidades tributarios, “ordinario: 05, 07, 14, 48 y 55; simple: 47 y 55”.
•  En caso de aportes de inmuebles por parte de algunos de los socios. la escritura de constitución debe generar titulo para la tradición del bien en el mismo documento. efectuándose primero el registro de dicha escritura ante la oficina de Instrumentos Públicos y con posterioridad ante la Cámara de comercio anexando el respectivo recibo de pago del impuesto de registro.
• Dicha escritura debe ser otorgada por todos los socios. Los menores de edad deben estar representados por el representante legal (tutor o padres en ejercicio deja patria potestad), quien debe anexar el documento respectivo que pruebe la calidad de tal. Los incapaces no pueden ser socios en las sociedades colectivas ni gestores en las en comandita.
• En caso de aportes de inmuebles por parte de algunos de los socios o accionistas, la escritura de constitución se debe generar a título, para la tradición del bien inmueble en el mismo documento; efectuándose primero el registro de dicha escritura ante la oficina de Instrumentos Públicos y con posterioridad ante la Cámara de Comercio, anexando el respectivo recibo de pago del impuesto de registro.
• Los menores de edad, que quieran ser socios o accionistas, deben estar representados (por el tutor o padres, que en ejerzan su patria potestad), y anexar el poder, que autorice ejercer actividades mercantiles. Los incapaces no pueden ser socios en las sociedades colectivas, ni gestores en las sociedades en comanditas.
• En la oficina CAE, los asesores especializados podrán revisar sus estatutos, de los diferentes modelos societarios, así como también lo podrán hacer los interesados a través del portal www.crearempresa.com.co

Se debe pagar el valor de los derechos de matrícula de la persona jurídica y del establecimiento de comercio, formularios y certificados, libros y los impuestos de registro con destino a la Gobernación.
NOTA: La liquidación, es con base en el total de los activos indicados en los estatutos de constitución y en los formularios.

Renovar la matrícula, es actualizar cada año la información que reposa en los archivos de la Cámara de Comercio. En la renovación, se puede modificar: dirección, teléfonos, correo electrónico y actividades mercantiles. Se debe renovar, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año, diligenciando el respectivo formulario paro renovación, es decir, HASTA el 31 de marzo (la información financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior).
NOTA: Si se acogió al beneficio de la ley 1780 de 2016 “ley de emprendimiento juvenil”, recuerde que para que le hagan el descuento en la primera (1) renovación, debe traer la DECLARACIÓN JURAMENTADA, que si ha pagado seguridad social por medio de su empresa, además, que la mitad más uno (50+1), sigua siendo, de una o varias personas entre 18 y 35 años.

Al realizar la matrícula mercantil, debe solicitar el registro de los LIBROS (registro de accionistas – socio – asociados y actas de asamblea de accionistas – asociados, o junta directiva).
NOTA: Los libros de contabilidad, no se registran en Cámara de Comercio, según el decreto Ley antitrámite, solo se deben llevar en la sociedad.

Permite cumplir con uno de los deberes de los comerciantes, evitando la eventual imposición de multas; asimismo, se acredita la calidad de comerciante, con el certificado de existencia, se certifica la existencia de la sociedad y el nombre de los administradores.
Es una fuente de información comercial confiable, a la cual puede acudir quien desee conocer datos de la sociedad; evita que se registre otra matrícula con el mismo nombre de la sociedad o establecimiento; ingresa a la base de datos de las Cámaras de Comercio; permite la celebración de negocios con cualquier sector; hace que el acto surta efectos frente a terceros a partir de su inscripción.